לגרום לדברים לקרות (Getting thing done)

לגרום לדברים לקרות (Getting thing done)

דיוויד אלן

דיוויד אלך הביא את שיטתו לעשיית דברים ביעילות פשטות ותפוקה רבה יותר! הוא המציא את שיטת (GTD –  (Get thing done הכוללת חמישה שלבים פשוטים.. הוא פותר לנו את הדברים הקטנים שמפריעים לנו בדרך, אבני החיים שהופכים למעין ערמה מבולגנת של דברים שאנו לא מספיקים לעשות.

אז בעזרת שיטתו נוכל לגרום לדברים לקרות! בואו לקרוא את סיכום הספר ב15 דק, בלבד 🙂

זמן קריאה מוערך: 15 דקות.

כאשר אנו נתקלים אירועים מלחיצים בחיים, לעתים קרובות אנחנו נותנים להם לשלוט בנו על ידי תגובה שמבחינת החברה היא פרופורציונלית והגיונית. דוגמה, אם אתה כבר קבור תחת הר של משימות, ודוא”ל ומכתבים אתה מרגיש שעד דבר אחד וכבר “תתפוצץ” כמו רוב האנשים.. אבל האם זה לא יהיה נהדר אם היה לך מצב נפשי כמו מים – זורמים, לא יותר מדי תגובות מוגזמות לדוא”ל או לאירועים אחרים שאתה נתקל, אבל איך אפשר להגיע למצב כזה?

כדי להגיע לשם, אתה צריך להשיג תחושה של שליטה על כל עבודה שלך, הדברים נעשים על ידי GTD (Getting thing done) השיטה נכנסת.

השיטה מבוססת על עקרונות פשוטים כמו שמירה על מערכת מקיפה של רשימות חיצוניות ותמיד להגדיר פעולות ברור ולהיות מחויביים, GTD משחרר את המוח שלך כדי לפתור בעיות ושומר את כל הפרויקטים שלך – הן אישי ומקצועי – בעצם גורם לך להתקדם.

ברגע שיש לך תחושה של בהירות ושליטה, אתה לא רק תמצא את עצמך יותר פרודוקטיבי, אלא רמות הלחץ שלך יהיו פחותות ותרגיש רגוע ובשליטה על כל העבודה שלך.

בימים אלה, העבודה יכולה להיות מאוד קדחתנית.
בוקר טיפוסי עשוי להיראות כך: אתה נמצא באמצע כתיבת מסמך כאשר הודעת אימייל באה לספר לך לעדכן את תוכנת האנטי-וירוס שלך. ואז, בדיוק כשאתה עומד לעשות את זה, דודה שילה מתקשרת לך להגיד שאתה צריך להתכונן חתונה שלה, וכשאתה מנתק, הבוס שלך צועד בדרישה להתחיל לעבוד על מסמך חדש.

עכשיו, אתה שואל את עצמך איפה היית שוב?

עובדי משרד צריכים לעשות עשרות משימות ופרויקטים בבת אחת, בעוד שהם מופגזים ללא הרף על ידי עוד יותר. כדי לשרוד את המתקפה הזאת, רוב האנשים צריכים לדחוס הכל לתוך הראש שלהם, מנסים לשמור על מידע חשוב, פגישות ומשימות הקרובות.

למרבה הצער, גישה זו מבזבזת את היכולת הנפלאה של המוח לחשוב על ידי העומס על זה עם ערבוב של מידע.

יתר על כן, לנסות לזכור הכל בסופו של דבר מוביל חוסר יכולת להתרכז באופן מלא על העבודה בהישג יד, כי המוח שלך עדיין מנסה לפתור את כל הבעיות הבלתי פתורות ולבטל משימות שאחסנת בו.

אלה לולאות פתוחות – הן לא הובאו לסגירה – והמוח שלך יזכיר לך כל הזמן, אם תרצה בכך או לא. זה מסיח את הדעת; אתה לא יכול להתמקד כראוי כאשר מחשבות כמו “זכור לשלם את חשבון החשמל של החודש” מפריע לזרימה.

אז מה אתה יכול לעשות כדי להתמקד במה שאתה עושה?

זה המקום שבו GTD מגיע.

באמצעות זרימת עבודה ספציפית וחזקה של חמישה שלבים, אתה יכול לחזור לשלוט על כל מה שעל הצלחת שלך:

ללכוד את המחשבות שלך. במקום לשמור את כל הרעיונות האלה,החלטות וכו ‘בראש שלך, אתה צריך לתפוס אותם בפלטפורמה חיצונית כלשהי, בין אם על הנייר או דיגיטלית.
להבהיר מה כל פריט הוא ומה אתה יכול לעשות עם זה.
ארגן את התוצאות למבנה של רשימות.
תחשוב על מה שחשוב לך ולסקור את הפריטים במערכת שלך.
תעסוק במשימות שלך. בחר איזה פעולה אתה רוצה להתחייב בשלב זה ותחליט מה יותר חשוב לך.
זה פשוט כל כך. GTD מאפשר לך להרגיש תחושה טובה יותר של שליטה על העבודה שלך, אשר מייצרת תחושה של שליטה רגועה,  בוא תגדיר את סביבת העבודה שלך ואת הכלים שבהם אתה צריך להשתמש.

מקום נהדר להתחיל עם מערכת GTD היא על ידי הגדרת מקום עבודה עבור עצמך.

המינימום הדרוש לך זה חדר ומשטח עבודה בנוסף לכל ההתקנים הדיגיטליים שבהם אתה משתמש כרגע כדי ללכוד ולארגן משימות, כגון הטלפון או המחשב.

כלים אלה חשובים להגדרת מערכת הגיבוי הכללית שלך, שבה ניתן לאחסן דברים כמו מסמכים, מאמרים, הערות, כרטיסים, מפתחות, כרטיסי חבר, וכן הלאה. אתה צריך גם פיזית וגם – איפה המתאים – גירסה דיגיטלית של מערכת תיוק זו, שבו אתה שומר מידע התייחסות.

קנה ארונות תיוק טוב למטרה של המסכמים החשובים, תיקיות ריקות בהישג יד, כי אתה יכול בקלות להכניס פנימה באופן כללי את המסמכים הרבים, אם זה לוקח לך יותר מדקה כדי להגיש משהו משם, זה לוקח יותר מדי זמן.

פשוט תתייק בתתיקייה שבה יש את האותיות A-Z שבה אתה שומר דברים תחת אותיות מסוימות או על ידי הנושא, אדם, פרויקט או חברה, פתרון יעיל וקל לשימוש. כך תגביל את המקומות שבהם אתה צריך לחפש דברים.

לדוגמה, אם אתה רוצה למצוא משהו שהגשת על פרוייקט בקשר לכלבים – dogs תדע לחפש את זה בארונית תיוק ותצטרך לחפש רק בחלקה d…

אחרון חביב, ודא שאתה מטהר את הקבצים שלך לפחות פעם בשנה, כדי למנוע בלגן..

טיהור זה לא רק הופך את המערכת שימושית יותר, זה גם נותן לך שקט נפשי אז אתה יודע שאתה יכול להשאיר דברים גם אם אתה לא בטוח שאתה צריך אותם.

עכשיו שתא הטייס שלך מוכן, בואו לצלול לתוך זרימת עבודה של 5 השלבים של GTD

קבענו שבימים אלה תשומת הלב שלנו נמצאת תחת התקפה, כל הזמן, על ידי זרם בלתי פוסק של בקשות נכנסות, שאלות, משימות, הזמנות וכדומה.

כדי להתמודד עם זה, השלב הראשון והמכריע בGTD הוא לכידת כולם בכלי איסוף, כלומר במקומות שהם מחוץ למוח שלך שבו אתה יכול לרשום מידע ורעיונות.

תחשוב עליהם כמו ערימת “in” שלך, שבו אתה לרשום את כל מה שאתה צריך לעשות או לקבל החלטה לגבי בעתיד, בלי לחשוב על זה. זה מכסה מגוון עצום של פריטים כמו רעיון עסקי שהיה לך על הפסקת הצהריים שלך, השלמת פרויקט בעבודה, קנייה לחבר מתנת יום הולדת, רצון לקרוא על אמנות מודרנית ואפילו תיקון השעון השבור שלך.

אל תדאג כמה חשובים או הגיוניים הפריטים כאשר אתה כותב אותם – הדבר החשוב הוא שכולם צריכים להיות במקום שבו אתה יודע שאתה יכול למצוא אותם מאוחר יותר.

היתרון הגדול של הכלים החיצוניים הוא שאם, למשל, אתה כותב הודעת דוא”ל כאשר אתה זוכר שאתה צריך לשלם את חשבון החשמל, אתה יכול פשוט לרשום את המשימה ולשמור על התמקדות הדוא”ל, וככה אתה משלים את זה ביעילות. זה נכון גם כאשר מישהו מביא לך חשבונית או שאתה מחליט שאתה רוצה לראות הצגה מסוימת עוד הלילה.

כלי האוסף שלך יכולים לקחת טפסים שונים בהתאם למה עובד בשבילך: מחשבים ניידים, רשימות במחשב או אפילו תיבות פיזיות שבו אתה יכול לשים חפצים וניירות. אתה יכול גם להשתמש בשילוב של כלים אלה, כל עוד זה לא מערבב את הדברים; בעצם הרעיון המרכזי הוא לשמור על פשטות.

הקפד תמיד לשמור על כלי האוסף שלך קרוב, כפי שאתה צריך להיות מסוגל לגשת אליהם בכל מקום שאתה נמצא.
כלי האוסף צריכים להיות חזקים מספיק כדי להחזיק כל קטע של מידע, ואפילו לא את המשימה הקטנה ביותר צריך להיות רק סביב המוח שלך.

האם הגדרת את כלי האיסוף שלך ואכלסת אותם בכל המשימות, הרעיונות והתזכורות שלך?

אם כן, מזל טוב!

יש לך התחלה טובה, אבל את GTD המערכת פועלת רק אם אתה גם מעת לעת כלי האוסף שלך ריק..

אחרת, בסופו של דבר יש לך הר נפוח של פריטים לא מאורגנים, המוח יחזור לדאוג להם ולהסיח את דעתכם עם דחפים כמו: “אולי אני צריך להפסיק את מה שאני עושה כדי לשלם את החשבון הזה, כי אני עלול לפספס את זה בכלי איסוף עם כל הפריטים האחרים.ואז אתה חוזר לאותה לולאה שנמצאת בה קודם..

בגלל זה אתה צריך לרוקן את כלי איסוף פעם בשבוע על ידי שני דברים: להבהיר מה כל פריט הוא ולארגן את הפריטים למקומות הנכונים. בואו נתבונן תחילה בשלב ההבהרה.

התחל על ידי הסתכלות על כל פריט בכלי האוסף שלך פשוט תשאל את עצמך: “מה זה?” הדבר החשוב ביותר כדי לברר כאן היא האם הפריט הוא מעשי או לא, כלומר אם אתה צריך לעשות משהו בקשר לזה.

אם הפריט אינו בר ביצוע, יש רק שלוש אפשרויות:

זה כבר לא נחוץ, כלומר זה זבל.
אין צורך בפעולה כרגע, אך ייתכן שיהיה עליך לעשות משהו בקשר לכך במועד מאוחר יותר. לדוגמה: הזמנה לאירוע עתידי שאינך בטוח שתוכל להשתתף בו.
זה מידע שייתכן שיהיה עליך לעשות מאוחר יותר, כמו התקציב לפרויקט אתה מתכנן לבצע.ואז תצטרך לשאול עם עצמך מה אתה רוצה לעשות.

לדוגמה, הפרויקט יהיה “הגדרת מסיבת יום הולדת עבור קורין.”

אז אתה צריך לשאול את עצמך מה הפעולה הבאה עבור פריט זה או הפרויקט.
לאחר שתזהה משהו כפעולה הבאה, יהיו לך שלוש אפשרויות:

אם הפעולה נמשכת פחות משתי דקות, בצע זאת מיד, לפני המעבר לפריט הבא. ככה יהיה ממש זמן רב יותר כדי לאחסן ולארגן פריטים קטנים כאלה מאשר פשוט לעשות אותם מיד.
אם הפעולה נמשכת יותר משתי דקות, חשוב אם אתה האדם הנכון לעשות זאת. אם לא, תעביר אותו לאדם הנכון.
אם אתה האדם הנכון לבצע את הפעולה אבל זה ייקח יותר משתי דקות, תדחה זאת. נלמד עוד על כך בהבזקים הבאים.
זהו שלב ההבהרה! הכללים הם פשוטים, אבל באופן קבוע תרוקן את כלי האוסף שלך צורה זו תעזור לך להשיג אמינות, ללא מתח והתפוקה יעילה יותר.

אז עכשיו שהבהרת מה כל פריט, הגיע הזמן לעבור לשלב המארגן של שיטת ה- GTD. זה המקום שבו הקסם קורה.

רוב הפעמים שאנשים עושים רשימות לא עובד להם, כי הם חסרים ארגון ובמהירות זה הופך לאמבולנס של משימות, תזכורות, מחשבות ומידע שבו אי אפשר למצוא את הפריטים המעשיים באמת..

בואו נסתכל תחילה על הבחירות שנעשו בשלב ההבהרה.

כאמור, פריטים ללא ערך עתידי יימחקו ואילו פריטים ניתנים לפעולה שניתן להשלים תוך שתי דקות או פחות, צריכים להיעשות באופן מיידי.

אבל מה עם כל השאר, איפה הם בסופו של דבר?

ובכן, אם פריט מעשי וצריך בשביל להשיג את התוצאה הרצויה לקחת יותר מאשר צעד אחד, הוא פרוייקט לכל דבר ולכן יעבור לרשימת הפרויקטים שלך. פרויקטים יכולים להשתנות במידה ניכרת בגודל.
פעולה אחת שאתה לדחות, פותחת שתי אפשרויות חדשות: או שזה הולך לתוך לוח השנה שלך או על רשימת פעולות הבא.
היומן שלך מיועד לפעולות ספציפיות בזמן או לתאריך ספציפי, כגון “פגישה של 9 בבוקר אצל רופא השיניים” או “לי יוצאת לחופשה מחר; לשאול אם הכל מוכן “.
מאחר שאין זה מעשי לכלול רשימה ארוכה אחת עם מאות פריטים, תוכל לפצל את הרשימות האלה לפי הקשר. לדוגמה, פריטים כמו “חיפוש בגדים” או “חפש מחיר עבור שיוט” יכול ללכת על רשימת המחשב, ואילו שיחות חשובות עשוי להיות מוקצה על רשימת הטלפון.

אם משימה היא לא פעילה אבל ייתכן שיהיה עליך לעשות משהו בקשר לזה מאוחר יותר, זה הולך על רשימה של יום אחד, אשר שמורות לפריטים שאתה לא רוצה לעסוק עכשיו אבל גם לא רוצה לשכוח בערך, כמו “למד ספרדית” או “תקן חלון חיצוני”. תוכל גם לקבל רשימות דומות עם נושאים ספציפיים יותר כגון “סרטים לצפייה” או “ספרים לקריאה”.
זה עשוי להפוך מידע התייחסות שימושי מאוחר יותר, הוא נכנס אחסון כחומר עזר.

 

ניהול פרויקטים טוב הוא מרכיב מפתח של כל מערכת הפרודוקטיביות.

ב- GTD, פרויקט מוגדר כתוצאה רצויה המחייבת נקיטת יותר מפעולת פעולה אחת. לפיכך, כתיבת דוא”ל אחד הוא לא פרויקט, אבל לארגן פגישה גדולה או תכנון חופשה זה אכן פרויקט.

נלצלול לתוך איך להגדיר את הפרויקטים שלך מאוחר יותר, אבל לעת עתה אתה רק צריך לדעת כי הפרויקטים מאוחסנים ברשימה פרויקטים, אשר יש לבדוק מעדכן באופן קבוע. רשימה זו היא המקום שבו אתה צריך לציין את כל הפרויקטים שצריכים להסתיים בעתיד הקרוב.

כאשר אתה בודק את הרשימה כל שבוע, אתה צריך תמיד לוודא כי כל פרויקט הוא ברור, שיש לך מה שצריך למען השלמת הפרויקט.

הגדרת הפעולות הבאות היא הרגל כל כך חזק, שאתה יכול אפילו להשתמש בו מחוץ לניהול הפרויקט. לדוגמה, אתה צריך לעשות את זה בפגישות. לאחר כל נקודת דיון, שאל שאלה זו כדי להבהיר מה הצעד הבא,נסה את הגישה קצת, ואתה עלול להיות מופתע מקפיצת התפוקה.

רוב האנשים רואים את המקצוע ואת העסק שלהם כגורם אחד,המקצוע הוא כל מה שאתה עושה בשבוע למען החשבנות הביתיים, קניית מצרכים וכיסוי עלויות המחיה האחרות. אילן העסק זה מה שאתה עושה למען הגדלת יצירת הנכסים. להישאר עם המקצוע שיש לך בלי עסק זה אינו מה שיהפוך אותך להיות עשיר. אתה צריך לבנות עסק, תוך כדי עבודה במקצוע הקבוע שלך.

קח לדוגמא שפית, שהלכה ללמידה בבית ספר קולינרי , ובעצם עיסוקה המרכזית זה בבישול, מה שנותן לה מספיק כסף למחייה והצאות בסיסיות. בזמנה הפנוי היא הולך ומשקיעה בנדל”ן וכל כסף נוסף שיש לה בצד היא שמה על נכסים מגניבים שהיא יכולה לשכור לדיירים – בעצם זה העסק שלה. בצעדים אלו היא ככה מתקרבת למען העושר שלה.

כמובן צריך לשמור על המקצוע שלך כי זו הפרנסה האינטנסיבית שלך אבל שוב זה לא מה שיהפוך אותך לעשיר, חייב להיות לך עסק כלשהוא שיבסס אותך מהצד. ברגע שהעסק יניב פירות זו תהיה הסימן לעצמאות כלכלית.

אנשים רבים מסתמכים על רשימות מטלות יומיות לניהול הפרודוקטיביות שלהם, אך גישה זו משאירה הרבה מהרצוי. רשימות כאלה נוטות להיכשל כי אתה לא יכול באמת לדעת מראש מה אתה מסוגל להשלים ביום נתון. לפיכך, הם מובילים לתכנון לא מציאותי, תסכול וזבוז זמן לעבוד על משהו שנגזר להיכשל לפני שהתחלת.

שיטה יעילה הרבה יותר היא לעבוד עם לוח שנה אחד.

נתחיל ביומן. משרת רק מטרה אחת: לשמור על פגישות. אתה צריך להתייחס אליו כאל שטח קדוש המספק מבנה קבוע לתכנון שאר הפעילות שלך, והוא צריך להכיל רק את הסוגים הבאים של פריטים:

פעולות ספציפיות לזמן, כמו פגישות של הרופא.
יום ספציפי פעולות, כמו קריאה לעמיתה בשלב כלשהו במהלך היום האחרון שלה לפני שהיא יוצאת לחופשה.
מידע ספציפי ליום, כמו הקבצים שאתה צריך להביא איתך לפגישה של הרופא.
אף אחד אחר לא יכול ללכת על לוח השנה, כי הוא פשוט מדלל את החשיבות של הפריטים שהם באמת זמן או יום ספציפי.

כל שאר המשימות או פעולות קונקרטיות יש לשים ברשימת פעולה, אשר נמצא בלב ניהול משימות אשר אתה מחויב. זה המקום שבו אתה שם את כל הפריטים שלוקחים יותר משתי דקות כדי להשלים.

בהתאם למספר המשימות שברשימה, ייתכן שיהיה זה הגיוני לסווג אותו לרשימות מרובות בהתאם להקשר (לדוגמה, “בטלפון”, “כאשר אני בסופרמרקט” או “במחשב”). . אם אתה ממיין את המשימות שלך לפי הקשר, אתה יודע מה אתה יכול לעשות אם זה ליד השולחן שלך, בפגישה או בהמתנה בשדה התעופה.

 

כאמור, כל הפרויקטים הנוכחיים יפורטו ברשימת הפרויקטים. בעת שימוש ברשימה הבאה, תוכל לוודא שאתה עובד באופן עקבי על משימות שמקדימות את הפרויקטים שלך למסקנה אחת בכל פעם.

אבל לעתים קרובות אתה גם צריך להסתמך על אנשים אחרים. לדוגמה, ייתכן שיהיה עליך להמתין לקלט מעמית עבור המצגת או לשמוע ממלון בנוגע לזמינות החדר. זה לא אומר, עם זאת, כי אתה צריך לוותר על כל שליטה על התקדמות עבור פרויקטים הקשורים אל כמה אנשים.

אם אתה בודק ומעדכן רשימה זו בכל שבוע, תוכל להבחין כאשר מישהו לא שמר על הבטחתו או שלה כדי לטפל במשימה מסוימת בתוך פרק זמן מסוים. במקרה זה, יש לך עכשיו משימה קונקרטית חדשה: עליך להזכיר לאותו אדם. תזכורת זו יכולה ללבוש צורה של הודעת דוא”ל, שיחת טלפון קצרה או שאתה מתנדנד על ידי המשרד של עמיתה שלך שלידך כדי להזכיר לה בעדינות על הנתונים שהיא היתה אמורה לשלוח.

אם זה לוקח פחות משתי דקות, תעשה את זה מיד. אם לא, כתוב את זה ברשימת הפעולות הבאות.

 

כל הרעיונות עם הרלוונטיות העתידית הפוטנציאלית יש לשים על רשימת יום אחד..
מרכיב חשוב נוסף של השיטה GTD.

בדרך כלל, הרשימה יום אחד מתאימה אולי לדברין שצריך לקנות או לבנות עבור הבית שלך, טיולים שאתה רוצה לקחת, מיומנויות שאתה רוצה ללמוד וכן הלאה, פריטים כמו “טיפוס הר אוורסט”, “למד לנגן בגיטרה” או “להפוך בקיאים ביפנית”.

למרות שהשם עלול לגרום לזה להישמע כמו רשימה של דברים פחות חשובים, אל תלזלזל בהיתרונות של יום אחד, זה עוזר לך לעקוב אחר רעיונות לפרויקטים שעשויים להיות חשובים מאוד בעתיד, ואתה עלול להיות מופתע לגלות כי, לעתים קרובות, אתה עושה בסופו של דבר עושה הרבה מהם. אבל אתה לא יכול לפעול רק כאשר הזמן יהיה נכון, אלא אם כן אלו דברים שלוקחים פחות משני דק 🙂

אתה יכול גם לפצל את הרשימה לתוך קטגוריות משנה כמו סרטים שכדי לצפות, יינות לפי הטעם ודברים לעשות עם הילדים שלך.

כמו עם כל רשימות GTD, יום אחד, יש לבדוק באופן קבוע אם אתה רוצה לעשות שימוש במשימות או לוותר עליהם ולמחוק אם כבר ביצעת אותם.

 

עכשיו אנחנו מכסים באופן נרחב כיצד לארגן את המשימות, הפרויקטים, התזכורות והרעיונות שלך, מה שאומר שהגיע הזמן להמשיך לשלב הרביעי של תהליך ה- GTD: השיקוף.

המטרה של שיטת GTD היא להרגיש רגוע ושליטה על כל הפרויקטים הנוכחיים שלך, כדי לעקוב אחריהם ולוודא כי הם נעים תמיד קדימה.

אבל כדי שזה יקרה, המוח שלך יכול להתרכז באופן מלא על המשימה בהישג יד אם אתה בוטח במערכת שלך. וזה אומר לבדוק את זה באופן עקבי ולעתים קרובות.

כל יום, לבדוק את לוח השנה שלך כדי לקבל את שכבת הקרקע. אם אתה בפגישות כל היום, למשל, זה יהיה מאוד משפיע על מה שאתה יכול לעשות, ואתה צריך לדעת את זה לפני שתוכל לתכנן את היום שלך.

לאחר מכן, בדוק את רשימת הפעולות הבאות כדי להבין אילו משימות אתה יכול לעשות בהקשר של אותו יום. אם אתה מבלה את כל היום במשרד, אתה יכול לבדוק מה בטלפון או משימות הקשורות למחשב אתה יכול לבצע.

בנוסף לסקירה זו של תחילת היום, סביר להניח שתיקח כמה שניות פה ושם כדי לעיין ברשימות כאשר ההקשר המתאים יופיע – לדוגמה, אם אתה מוצא את עצמך מחכה במקום כלשהו באופן בלתי צפוי.

אבל האמת האמיתית של מערכת GTD הוא סקירה שבועית מקיפה.

כדי להתחיל עם בדיקת היומן שלך. אתה יכול להבין לדוגמא שאתה צריך להכין משהו לקראת פגישות הקרובות ועכשיו תסתכל על כל הרשימות שלך. האם יש פריט שעליו לבצע מעקב חוזר?

לבסוף, עיין ברשימה ‘יום אחד / אולי’ שלך. האם כל הפריטים להיות כל כך מעניינים או רלוונטים שאתה רוצה להמשיך אותם עכשיו? אם כן, להפוך אותם לפרויקטים. אבל גם תמחוק פריטים שאינם תואמים עוד את תחומי העניין שלך. אתה צריך לבנות הרגל מוצק לנהל את זה בכל שבוע. אתה צריך לתכנן את הביקורת השבועית עם ראש ברור ותחושה של שליטה.

 

השלב האחרון של תהליך GTD הוא המקום שבו דברים למעשה לעשות.

אז איך אתה בוחר מה לעשות בכל רגע נתון?

בראש ובראשונה, אתה צריך לסמוך על הבטן שלך, אבל כדי לשבור אותו בצורה אנליטית יותר, ישנם ארבעה קריטריונים לשקול:

מה ניתן לעשות בהקשר הנוכחי? לדוגמה, אם אין ברשותך טלפון, אינך יכול לבצע שיחות.
יש לך זמן? אם יש לך רק 10 דקות כדי לחסוך לפני הפגישה הבאה שלך, זה כנראה לא הגיוני להתחיל סקירה מרובת שעות התקציב.
יש לך אנרגיה? אם אתה מבלה את כל אחר הצהריים על סקירה תקציב מתיש הנ”ל, אתה כנראה מרגיש די באסה. אבל זה לא תירוץ לא להיות פרודוקטיבי, כפי שאתה עדיין יכול לעשות משהו זה לא מס מדי קוגניטיבית, כמו הזמנת טיסות.
איזו משימה יש בעדיפות הגבוהה ביותר? כדי לענות על שאלה זו, אתה צריך להבין את הערכים ואת המטרות.
כדי להישאר פרודוקטיבי בכל מקום שבו אתה נמצא, שמור את הרשימות שלך איתך בכל עת. זה יאפשר לך לנצל את זמן ההמתנה הלא צפוי בכל מקום שבו אתה נמצא, אם ליד השולחן שלך, נסיעות או תקוע בשדה התעופה עקב טיסה מאוחרת.

לסיכום,

מערכת GTD מאפשרת לך להתמודד עם כמות עצומה של משימות בצורה רגועה. זה נותן לך שליטה מלאה על העבודה שלך. חמשת הצעדים החשובים בתהליך GTD הם:

1.לכוד את המחשבות שלך בכלי איסוף חיצוני שהמוח שלץ ריק באופן שגרתי. זה משחרר את המוח שלך לעשות מה זה באמת טוב ב: חשיבה ופתרון בעיות.
2.תבהיר מה כל פריט הוא ומה אתה יכול לעשות עם זה.
3.תארגן את התוצאות לתוך מבנה של רשימות, כמו לוח השנה שלך ואת הפרויקטים שלך, פעולות הבא, יום אחד..
4.תחשוב על מה שחשוב לך ולסקור את הפריטים במערכת שלך. זה חיוני כי זה מבטיח לך להמשיך לסמוך על המערכת.
5.לעסוק במשימות שלך. בחר איזה פעולה אתה יכול לעשות משהו על הקשר, זמן ואנרגיה זמין, כמו גם את סדר העדיפויות שלך.

בהצלחה 🙂

 

תגובות פייסבוק
שתף עם חברים!
הרשם לעדכונים & קבל מתנה!

הרשם לעדכונים & קבל מתנה!

רוצה לשנות את ההרגלים שלך במהירות ולהתחיל לחיות כמו שצריך?

נרשמת בהצלחה לקבלת עדכונים!